様々な実務に対応する能力が求められる主査等の受講者に対して、その職務の遂行に有効な知識、態度、及び広範な社会的識見を付与し、資質の向上を図ることを目的とした研修を実施しました。
テーマの１つ目、業務効率化においては、限られた業務時間の中で生産性を高めていくためにはどんな業務改善が求められるか、個人とチームの観点から演習とグループワーク中心で考えました。現状の業務を見直し、問題点を抽出、改善策を打ち立て発表を行いました。
テーマ２つ目、説明能力向上では、相手に分かりやすく伝えるフレームワークと相手に納得してもらえるアサーティブな伝え方のポイントを学びながら、様々な実務に対応できる説明スキルを学習しました。ケーススタディや演習などを多分に盛り込み、頭で理解するだけでなく、体験として記憶に残る研修となっています。

今なぜ業務効率化が求められているのか。まず昨今の労働に関する社会環境の変化を取り上げ、生産性向上に対する意識を高めていただきました。その後、業務の現状についてインタビュー形式で洗い出しを行い、緊急と重要のマトリクスや生産性の観点から業務を仕分け、ECRSのフレームワークを用いて業務改善のための分析を行いました。また、「限られた労働時間内に実践可能な生産性向上の取り組みを提案する」というテーマで、グループでの討議と提案の発表を実施。発表に対しては、「実践可能か、成果が期待できるか」という視点で、参加者全員が評価得点とコメントを記入し、グループ対抗で得点を競いました。
無駄時間を改善し、本当に重要な仕事にポジティブに向かうことで生産性を上げていく、業務効率化の意義を納得していただき、実務に活かしていただける研修となりました。

職場で説明が求められる場面で、どんなことに気を付けて工夫しているか。実際に受講者に考えていただいてから、説明やプレゼンが上手な人の特徴について、説明内容だけでなく非言語コミュニケーションの効果も加えて紹介しました。説得力のある説明の仕方として、相手の質問に「結論と３つの理由」で答えるワークを行い、「瞬発力」の重要性を実感していただきました。また、難しい場面で相手に納得して動いてもらうための説明の仕方を、ケーススタディを用いて考えました。相手が納得しないであろう頼みにくい依頼を、できれば快く引き受けてもらうには、どんな説明をすればよいか、グループで案を出し合いました。
実践的なワークを多く行いながら、PREP法やDESC法といったフレームワークも取り上げ、職場はもちろん日頃のコミュニケーション全般で活用できる内容としました。

●携わる業務内容について改めて整理することができ、今後の業務効率化について考察する⼤変有意義な時間でした。
●業務改善とは、単に仕事を削減するのではなく、「緊急ではないが重要」に該当する業務を効率化すること。⾃分の仕事を分析することで効率化に繋がることがわかりました。
●「業務効率化で⽣み出せた余裕時間を使って、今はまだできないことにチャレンジできる」との⽅法論は、業務効率化が時間短縮(仕事量の向上)だけでなく、仕事の質の向上にも貢献できることを⽰しており、効率化の重要性を強く感じさせてくれた。
●限られた時間内にどれだけ分かりやすく相⼿に納得して貰えるかを改めて考える良い機会になりました。
●これまで⾔語情報にのみ注⼒する傾向があったところ、話し⽅や態度が対⾯では重要な要素となることをあらためて実感する形で学ぶことができました。
●伝えたいことを的確に、かつ説得⼒を持たせて説明するポイントや⼿順も学べたので、今後の業務において意識したい。